Quản lý mua bán hàng - quản lý kho [Nhập-Xuất-Tồn] trên excel rất đơn giản

GIỚI THIỆU:

Chương trình thực chất là 1 file excel được hỗ trợ bởi công thức và module VBA, phù hợp với bất cứ loại hình mua bán, nhập-xuất như cửa hàng tạp hóa, cửa hàng điện nước, phụ tùng xe máy, ô tô, cửa hàng máy tính, thiết bị tin học, của hàng bán lẻ vật liệu xây dựng (gạch ngói, sắt thép, sơn nước), kho công trình xây dựng…. và ở bất cứ nơi đâu, tóm lại là không phụ thuộc nghành nghề kinh doanh và vị trí địa lý.

Được xây dựng trên nhu cầu thực tế với nhiều thử nghiệm, sửa lỗi và hoàn thiện.

File excel kết hợp công thức và VBA, rất nhẹ, chỉ hơn 1MB, file Setup (bộ cài) thì ~2MB.

Ngoài ra, nó rất đơn giản và dễ sử dụng.

Đây là phiên bản rút gọn cho đơn giản, bỏ bớt một số chức năng phức tạp, miễn phí và có phí, bản miễn phí vẫn sử dụng gần như chẳng có giới hạn gì.

GIAO DIỆN:

CÁC BẢNG BIỂU VÀ TÍNH NĂNG:

Quản lý hàng mua vào (hàng nhập kho):

Quản lý hàng bán ra (hàng xuất kho):

Quản lý hàng tồn kho, hàng sắp hết:

Quản lý công nợ khách hàng (mua/bán):

Xuất dữ liệu cuối kỳ (Tháng/Quí/Năm) thành 1 tập tin excel riêng để lưu trữ, quản lý:

Bổ sung 2 cột "Đã Trả" và "Còn Lại", theo ý kiến của Cty K.N.K. Phú Yên:

Cài đặt + HDSD + tiếp thu ý kiến tại doanh nghiệp K.N.K. Phú Yên:

VIDEO MINH HỌA & HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG:

Sẽ cập nhật thêm thông tin chi tiết và phản hồi ý kiến nếu có sau…

BẢN MIỄN PHÍ VÀ CÓ PHÍ:

 - Bản miễn phí giới hạn về số lượng lượt mua hoặc bán trong 2 sheet MUA+BÁN, tối đa là 30 lượt mua hoặc bán. Tuy nhiên người dùng vẫn có thể xóa dữ liệu cũ đã có bên trên 2 sheet này hoặc xuất dữ liệu để sử dụng tiếp khi có thông báo đã quá giới hạn cho bản miến phí.

 - Hoàn toàn không ảnh hưởng gì nếu hàng hóa ít hoặc quản lý theo ngày, ngày nào xong kết toán, chốt sổ ngày đó, ngày sau làm mới thì xóa dữ liệu cũ của ngày trước đi.

 - Mua bản quyền (không có giới hạn): 1.000.000đ, mua 1 lần dùng mãi.

Link tải file Setup - cập nhật 09/2/2022 (~2MB): TẠI ĐÂY

Tải về, cài đặt và có thể sử dụng được ngay.

Lưu ý thêm:

- Chương trình chạy trên máy tính (để bàn hoặc Laptop), không chạy trên điện thoại.

- Chạy trên nền excel 2003, hoặc 2007 về sau vẫn được, vì vậy máy tính cần có ít nhất 1 bộ Office (excel), đã cài ít nhất 1 bộ Office (excel) rồi thì thôi, nếu chưa thì đọc bài này: Cài đặt Office để chạy chương trình

- Kích hoạt macro cho excel và thiết lập dấu chấm, dấu phảy theo kiểu VN trước khi cài đặt:

Nếu biết thì tự làm, nếu chưa thì nhờ Google với từ khóa: "Kích hoạt macro cho excel";  "thiết lập dấu chấm, dấu phảy theo kiểu Việt nam", hoăc liên hệ tác giả hoặc cộng tác viên để hướng dẫn / cài đặt từ xa.

- Thiết lập định dạng [ngày/tháng/năm] theo kiểu Việt Nam:

Mặc định hiển thị ngày-tháng trong excel là theo kiểu Anh-Mỹ (tháng/ngày/năm).

Ví  dụ khi ta gõ 14/3/2021 vào 1 ô thì nó hiển thị: 3/14/2021

Để đổi sang kiểu Việt Nam (ngày/tháng/năm) thì làm như sau:

Trước khi chỉnh sửa lại cách nhập dữ liệu ngày tháng, nên kiểm tra xem có cần thiết phải nhập không đã, kiểm tra điều này bằng cách sau đây: mở 1 file Excel mới ra và trong ô A1 nhập vào 14/3/2021. Nếu dữ liệu vừa nhập vào được căn lề phải (có nghĩa máy tính đã được ai đó chỉnh lại định dạng ngày/tháng/năm) thì không cần phải làm bước này nữa, nếu dữ liệu được căn lề trái thì chúng ta sẽ theo từng bước sau đây để đổi lại cách nhập ngày tháng trong Windows:

1. Bấm phím tắt Windows + R, trong hộp thoại Run này, gõ Control rồi bấm Enter

Hình trên: mở hộp thoại run trong Windows

2. Trong cửa sổ Control Panel, chọn Change date, time, or number formats

 3. Trong cửa sổ Region, lựa chọn như trong hình

Sau bước này, có thể vào Excel và thử nhập ngày tháng theo dạng ngày / tháng / năm như bình thường và Excel sẽ căn lề phải cho dữ liệu vừa nhập vào.

Xem video minh họa các bước thiết lập định dạng [ngày/tháng/năm]:

Cài đặt và hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, quản lý doanh thu / công nợ cho cty Thiên Đạt, 03/5/2021:

* * *

CÀI ĐẶT TỪ XA:

Như trên tôi đã giới thiệu và hướng dẫn chi tiết việc cài đặt và thiếp lập định dạng ngày tháng để sử dụng phần mềm, nếu bạn chưa quen hoặc vẫn không làm được thì tải phần mềm AnyDesk về máy và mở nó lên. Link tải phần mềm AnyDesk: TẠI ĐÂY

Giao diện phần mềm AnyDesk như sau:

Sau đó nhắn tin cho tôi dãy số trong ô đóng khung hoặc chụp ảnh màn hình gửi Zalo cho tôi (0919410280). Tôi sẽ cài đặt từ xa cho (lúc đó tôi sẽ nhìn thấy máy tính của bạn dù bạn đang ở đâu và thao tác trên máy tính bạn chỉ khoảng 1 phút là xong hết nếu hướng dẫn sử dụng nữa thì thêm khoảng 20-30 phút).

* * *

Liên hệ: Tuấn Anh, Đ/T+Zalo: 0919410280

* * *

THÔNG TIN PHIÊN BẢN CŨ HƠN (CẬP NHẬT 02.2022)

Theo đề xuất của anh em: Bổ sung nút nhất trong sheet "KHO" để reset dữ liệu hàng tồn kho:

Cũng theo góp ý của một số đơn vị, cá nhân, phần mềm được bổ sung một số tính năng sau đây. Những bổ sung dưới đây chỉ có trong phiên bản 02.2022 (link tải ở dưới bài viết này), phiên bản cũ (01.2021) vân được giữ lại.

1. Lọc danh sách khách hàng, quản lý khách hàng và tổng doanh thu từng khách:

2. Thêm ô mã hàng để quản lý hàng theo mã với một số loại hàng hóa, và ô Tên khách hàng (chuột phải sẽ hiện bảng chọn khách hàng), nhưng không bắt buộc:

3. Tô màu cảnh báo nhắc nhở nếu có mặt hàng sắp hết hạn sử dụng và mặt hàng sắp hết trong kho:

Trong bản câp nhật mới nhất (29/3/2021) đã chuyển phần quản lý hàng sắp hết hạn sử dụng sang sheet "HÀNG MUA VÀO" theo ý kiến của Thảo, C/ty nhà đẹp Minh Tâm, như hình sau:

4. Tô màu cảnh báo nhắc nhở nếu khách ‘quên trả’, chậm trả (chây ỳ):

5. In phiếu xuất (hóa đơn): Nhấn nút IN trên giao diện chính để in, chương trình sẽ tự tính toán số hàng hóa của người khách gần nhất trong ngày để đưa sang sheet In-phieu:

Trên sheet In-phieu, nhấn tiếp nút Print để in, (Hoặc chọn lại vùng in trong cột B của sheets hàng bán ra, nếu cần điều chỉnh mặt hàng, rồi nhấn nút Print…, tức chọn sai có thể chọn lại trước khi in):

Link tải file Setup phiên bản 02.2022: TẠI ĐÂY

Tải về, giải nén (pass giải nén = 123), cài đặt để sử dụng thử.

Xắp xếp nhân viên theo thứ tự doanh thu từ cao đến thấp...

ỨNG DỤNG EXCEL XẮP XẾP DỮ LIỆU:

Thống kê và xắp xếp nhân viên theo thứ tự doanh thu từ cao đến thấp trong excel

Hiện nay việc nhập, xử lý dữ liệu đa số được thực hiện trên các phần mềm chuyên dụng, tuy nhiên cũng có những công việc vì nhiều lý do khác nhau chỉ cần trên excel là đủ.

Mụch đích bài này đẻ anh chị em có thể tham khảo và vận dụng cách xử lý vào các trường hợp công việc khác nhau, không chỉ trường hợp cụ thể này.

Một bạn gì đó vừa có gửi e-mail Tuấn Anh hỏi về một vấn đề như sau:

Sau khi nhập liệu số liệu doanh thu theo tên nhân viên (vần A, B, C), tôi có bảng số liệu như hình dưới:

Giờ tôi cần xắp xếp thứ tự các nhân viên theo doanh thu ơ cột C, từ cao đến thấp, có cách nào làm cho nhanh không? Ví dụ như bảng trên thì nhân viên B có doanh thu 20.000, đứng vị trí số 1 sau đó đến nhân viên C (10.000), cuối cùng là E (0).

Sau khi xắp xếp xong, cách nào để trả về thứ tự nhân viên theo như ban đầu ? (khi nhập số liệu thì theo vần A, B, C, khi xắp xếp thì theo doanh thu)

* * *

I. CÁCH XỬ LÝ:

Theo như dữ liệu và yêu cầu thì cách làm có thể như sau: Thêm các cột phụ, sử dụng hàm Rank() để xếp hạng, và tính năng xắp xếp theo thứ tự trên xuống có sẵn trong excel. Vấn đề cần giải quyết thực ra chỉ vậy.

Sau đây là cách xử lý:

1/ Tạo các cột phụ và gắn công thức:

Phải để ý, mặc dù trong excel từ 2003, 2007… đều có tính năng xắp xếp theo thứ tự tăng dàn (A->Z) hoặc giảm dần (Z->A) nhưng nó chỉ xắp xếp theo cột đầu tiên bên trái trong vùng chọn, các cột bên phải sẽ “ăn theo”, cho nên với dữ liệu như bảng trên, cần phải chèn thêm các cột phụ như hình dưới:

- Cột B để xắp xếp lại theo vần A, B, C, nó được link sang 1 cột phụ khác (cột H) ngoài cùng bên phải;

- Cột C để xếp hạng theo doanh thu bằng cách gắn hàm Rank():

Sau đó gắn công thức:

- Công thức trong ô B3 (mã nhân viên): “=H3”

để “bám” theo tên nhân viên khi xắp xếp.

- Công thức trong ô C3: “=RANK(E3;$E$3:$E$7;0)”

để xếp hạng 1, 2, 3.. theo giá trị ở cột C

Và copy mảng "B3:C3" xuống các ô bên dưới.

2/ Thực hiện xắp xếp thứ tự các nhân viên theo doanh thu ơ cột C, từ cao đến thấp:

2.1. Chọn vùng: Quét chuột để chọn khu vực màu vàng:

2.2. Nhấn vào nút xắp xếp tăng dần (A->Z): Kết quả nhân viên B đã đứng đầu bảng xếp hạng…:

Chú ý: Nếu nhấn nút xắp xếp giảm dần (Z->A) sẽ xắp xếp ngược lại.

3/ Trả về thứ tự nhân viên như ban đầu:

3.1. Chọn vùng: Quét chuột để chọn khu vực đóng khung màu đỏ:

3.2. Nhấn vào nút xắp xếp tăng dần (A->Z): Kết quả trả về thứ tự nhân viên như ban đầu:

Ở trên là minh họa trên excel 2003, còn nếu excel 2007, 2010… thì nút xắp xếp tăng giảm dần nằm trong nhóm lệnh Data:

File excel tham khảo: TẠI ĐÂY

II. ỨNG DỤNG:

- Cách này có thể vận dụng, tùy biến cho các trường hợp tương tự khác, như xắp xếp thứ tự học sinh theo điểm từ cao đến thấp (khi nhập điểm thì theo vần A, B, C, khi xắp xếp thứ hạng theo điểm); thống kê bệnh nhân trong y tế…

- Có thể nâng cấp bằng cách tạo các nút nhất để click vào thay cho việc quét chọn vùng (nếu biết về lập trình trong excel), thì sẽ nhanh hơn nữa.

* * *

Tuy Hòa, 24/7/2021. Tuấn Anh.

Quản lý bán hàng trên excel (quản lý hàng nhập - xuất - tồn)

GIỚI THIỆU – HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG MSE (Manage Sales on Excel)

(Quản lý bán hàng trên excel)

* GIỚI THIỆU

Hiện nay, cũng như máy móc dần thay thế con người trong việc tạo ra của cải vật chất, tin học cũng dần dần thay thế con người trong việc quản lý hàng hóa, số liệu mua bán trong kinh doanh, không phải tất cả, nhưng thay thế rất nhiều.

Các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa, khi việc kinh doanh phát triển sẽ kéo theo lượng hàng hóa và khách hàng gia tăng, nếu theo dõi, quản lý hàng hóa và khách hàng theo cách thông thường là ghi chép sổ sách bằng tay thì công việc sẽ càng lúc càng mệt mỏi, khó khăn, thiếu chính xác và thậm chí đến một lúc là không thể.

Các doanh nghiệp ngày càng hướng đến tính hiệu quả và sự chuyên nghiệp. 

Phần mềm Quản lý bán hàng MSE chính là giải pháp, là một công cụ nhỏ gọn, nhưng MSE sẽ hỗ trợ, làm thay rất nhiều việc của một nhân viên quản lý bán hàng, giúp xuất ra các bảng báo cáo doanh thu trong các khoảng thời gian linh động (ngày, tháng, năm), giúp chủ doanh nghiệp biết được tình hình vật tư, hang hóa ở từng thời điểm (Nhập – Xuất - Tồn), mặt hàng nào sắp hết cần mua về, quản lý công nợ khách hàng… rất nhanh chóng và chính xác, thay thế sức lao động thủ công, làm cho công việc của người nhân viên nhẹ nhàng hơn, người quản lý doanh nghiệp thì an tâm hơn.

Trên thị trường có nhiều phần mềm loại này, nhung nhìn chung là khó sử dụng, bị bó cứng trong các khuôn mẫu bất biến, hay chưa sát với nhu cầu thực tế (có lẽ bởi vì người tạo ra phần mềm thì thiếu kiến thức, kinh nghiệm về bán hàng, quản lý, và ngược lại).

Phần mềm quản lý bán hàng MSE chạy trên nền excel, trên giao diện quen thuộc nên rất dễ sử dụng, một người không rành về máy tính cũng dùng được, tận dụng được các tính năng sẵn có tuyệt vời của excel về quản lý và xử lý dữ liệu.

Phần mềm quản lý bán hàng được xây dựng từ nhu cầu từ thực tế sản xuất nên rất đơn giản, dễ sử dụng, đó chính là uu điểm chính của phần mềm.

* HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Quá trình sử dụng nếu có vướng mắc người sử dụng sẽ được tác giả hoặc tư vấn viên hướng dẫn tận nơi hoặc qua Internet. Tuy nhiên, việc sử dụng là rất dễ dàng vì phần mềm chỉ có các chức năng cơ bản như sau, các chức năng này được tham khảo ý kiến và kinh nghiệm thực tế về bán hàng, quản lý:

+ Nhập xuất hàng hóa;

+ Quản lý doanh thu (mua vào, bán ra);

+ Quản lý công nợ khách hàng;

+ Liệt kê, tổng hợp số lượng hàng “Nhập-Xuất-Tồn”;

+ Liệt kê, cảnh báo các mặt hàng nào sắp hết;

+ Thông báo hàng hết hạn bảo hành, bảo trì.

“Quản lý bán hàng MSE” sẽ xuất ra các tập tin dữ liệu (file excel) tương ứng với các chức năng ở trên để người dùng lưu trữ, quản lý. File tập tin dữ liệu rất nhẹ sau khi xuất, nhân viên có thể gửi nhanh cho giám đốc qua email, Zalo để báo cáo.

Về cơ bản, người sử dụng chỉ cần nhập đầy đủ số liệu Nhập – Xuất và các thông tin liên quan, sau đó click chuột để có các bảng báo cáo kết quả như ở trên.

Trường hợp các kết quả có sự sai lệch, phần mềm chạy không ổn định do lỗi chủ quan hoặc do virus… hãy liên hệ tác giả để tìm hiểu nguyên nhân và khắc phục

Các tập tin dữ liệu có dạng như sau:

Và vì nó chạy trực tiếp trên excel nên ngoài ưu điểm rất dễ sử dụng, nó còn có một ưu điểm khác là nếu người sử dụng cần xử lý thêm một yêu cầu nào khác ngoài các chức năn sẵn có thì có thể sử dụng chính các chức năng, hàm, lệnh của excel để xử lý, giải quyết, chỉ cần biết sử dụng excel.

Giao diện chính của phần mềm:

Một số chức năng chính:

+ Quản lý doanh thu:

+ Quản lý công nợ:

+ Hàng tồn kho:

+ Hàng sắp hết:

* CƠ SỞ DỮ LIỆU:

Không giống như phần mềm dự toán xây dựng, dữ liệu là có sẵn), phần mềm quản lý bán hàng MSE tạo sẵn cho chúng ta các nút nhấn, nhấn vào đó là có kết quả, nhưng cơ sở dữ liệu là do người dùng tự nạp vào.

Tùy theo lãnh vực kinh doanh của doanh nghiệp mà dữ liệu khác nhau.

Ví dụ:

+ Doanh nghiệp kinh doanh Vật liệu xây dựng thì hàng hóa là các mặt hàng như: sơn, xi măng, sắt, thép, gạch, ngói… ;

+ Doanh nghiệp kinh doanh mua bán thiết bị xây dựng thì hàng hóa là các mặt hàng như: Máy khoan, máy cắt, cây chống, ván khuôn, nhôm, kính, khóa... ;

+ Doanh nghiệp kinh doanh mua bán thiết bị gia dụng thì hàng hóa là các mặt hàng như: Tivi, tủ lạnh, máy lạnh, máy bơm, máy lọc nước, đèn, quạt…;

+ Các tiệm bán hàng tạp hóa, bán phụ tùng ô tô, xe máy…;

+ Các khách sạn (đồ uống khách sạn, không phải quản lý phòng)…

Các mặt hàng được đặt tên, gắn mã hàng (là các số tự nhiên), được tạo sẵn trước khi sử dụng và dễ dàng chỉnh sửa hay cập nhật mặt hàng mới phát sinh theo thời gian (phần mềm có hỗ trợ việc cập nhật mặt hàng mới)… phần mềm sẽ quản lý được tất cả, không phân biệt đó là loại hàng hóa nào, lãnh vực kinh doanh là gì.

Hàng hóa tuy khác nhau nhưng phần mềm sử dụng được cho nhiều loại hình kinh doanh, mua bán,

* CÀI ĐẶT:

+ Yêu cầu ban đầu: Để phần mềm chạy được máy tính cần có bộ Office (2003, 2007, 2010, 2013, 2016), office nào cũng được, và thiết lập macro excel 1 lần đầu tiên, (phần này các bạn có thể tự làm dễ dàng, nếu chưa quen thì nhờ Google xem hướng dẫn, với từ khóa “thiết lập macro excel 2003”, 2007, 2010…).

+ Dung lượng bộ nhớ: File cài đặt nhỏ gọn (file cài đặt chỉ 6MB).

+ Cài đặt: Việc cài đặt (trực tiếp hoặc trực tuyến) và các tùy chỉnh mặc định… chỉ mất khoảng 1 phút.

+ Link tải file cài đặt: TẠI ĐÂY

* PHÂN QUYỀN: Quyền quản lý và nhân viên nhập liệu.

* ĐỒNG BỘ DỮ LIỆU: Đang hoàn thiện…

* CẬP NHẬT:

Việc cài đặt 1 phiên bản mới cũng chính là việc cập nhật, cũng chỉ mất khoảng 1 phút, phiên bản cập nhật (nếu có sẽ được gửi qua đường email hoặc từ trang web của nhà sản xuất), tuy nhiên trước khi tiến hành cập nhật cần đọc hướng dẫn của tác giả kèm theo (nếu có) để không bị mất dữ liệu.

* GIÁ VÀ PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN:

+ Giá phần mềm là ...000.000 vnd, sử dụng mãi, hoặc sử dụng theo năm: …00.000 vnd / 1 năm (giai đoạn đầu, giá phần mềm sẽ theo thỏa thuận).

+ Thanh toán qua chuyển khoản (Số TK: xin liên hệ), hoặc tiền mặt.

* SỐ HIỆU PHIÊN BẢN: 01.2019

* LIÊN LẠC, TRAO ĐỔI, ĐỐNG GÓP Ý KIẾN:

Chúng tôi luôn lắng nghe mọi ý kiến để cải tiến, hoàn thiện phần mềm ngày một tốt hơn. Trao đổi, góp ý xin liên hê:  

                     Tuấn Anh, Đ/T: 0973 428 280, 0919 410 280 (Zalo)

                                       Email: tuananhpy057@gmail.com

QUẢN LÝ NHÀ HÀNG, QUÁN NHẬU

 Giới thiệu: 

Chương trình sử dụng để quản lý bán hàng trong các nhà hàng, quán cà phê... Phiên bản 2013-2021, tác giả: Ngô Tuấn Anh, Tuy Hòa, Phú Yên.

Chạy trực tiếp trên excel

Giao diện chương trình

Hướng dẫn sử dụng:

- Mở excel 2003, vào: Tools > Macro > Security > Low > OK. 

- Với excel 2007, 2010 trở lên: Lên google gõ “kích hoạt macro excel 2007, 2010, …” và làm theo hướng dẫn, sau đó đóng excel, mở lại chương trình mới chạy được.

Chương trình đã được sử dụng ở một số nhà hàng, quán cà phê… đáp ứng nhu cầu của người sử dụng trong việc quản lý bán hàng, kiểm soát doanh thu, nhanh chóng và tiện lợi.

Thắc mắc hoặc góp ý liên hệ: Tuấn Anh – ĐT:  0973 428 280, Zalo: 0919 410 280

 - Video demo: 

- Link tải chương trình (tải về giải nén và sử dụng): TẠI ĐÂY